Tổng hợp cách sử dụng hàm MID trong excel từ cơ bản đến nâng cao

Trung tâm tin học văn phòng tại Thanh Hóa

Trung tâm đào tạo kế toán thực tế- tin học văn phòng ATC liên tục mở các khóa Học tin học văn phòng tại Thanh Hóa, giúp các bạn học viên có nhu cầu học tin học văn phòng ở Thanh Hóa có thêm nhiều cơ hội học tập, trau dồi thêm nhiều kỹ năng hữu dụng, áp dụng sát thực tế công việc. ATC được đánh giá là trung tâm tin học văn phòng tại Thanh Hóa có số lượng học viên đông đảo. và thường xuyên nhận cơn mưa lời khen của học viên sau mỗi khóa học.

Không chỉ chuyên đào tạo, ATC chúng tôi còn hướng đến giá trị chia sẻ kiến thức hữu ích. Với mong muốn phổ cập tới động đảo mọi người những kiến thức hay ho của tin học văn phòng.

Cùng theo dõi trang của ATC để thường xuyên cập nhật các kiến thức hay các bạn nhé!

Trong bài viết hôm nay, ATC xin chia sẻ cùng các bạn về chủ để:

Hàm Mid là một trong 3 hàm tách ký tự gồm có: Right, Left, Mid mỗi một hàm lại có cái hay khác nhau. Hàm MID trong Excel đang được sử dụng chủ yếu là để làm việc với các chuỗi văn bản. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu về cú pháp và cách sử hàm MID.

Hàm Mid là hàm excel được sử dụng để tách một hay một số ký tự từ một chuỗi của văn bản (text) trong excel tính từ ký tự thứ n trong chuỗi văn bản. Trong đó: n > 1 và nhỏ hơn số lượng ký tự trong văn bản. Vì sao lại phải có những điều kiện bên trên.

Trường hợp 1: Nếu n = 1.

Lúc đó hàm sẽ được hiểu là: Tách 1 hay 1 số ký tự tính từ bên trái trong chuỗi văn bản – Thế thì sử dụng hàm left cho nhanh

Trường hợp 2: Nếu n = số lượng ký tự trong văn bản

Khi đó hàm sẽ được hiểu như sau: Tách 1 hay 1 vài ký tự tính từ bên phải trong chuỗi văn bản – Thế thì sử dụng hàm right cho nhanh cùng với trường hợp này thì chỉ cần lấy được ký tự cuối cùng thôi.

II. Hàm MID trong Excel – Cú pháp và cách sử dụng cơ bản

1. 5 điều bạn nên biết về hàm Excel MID

Như bạn đã biết , cách sử dụng hàm MID trong Excel đó là tương đối đơn giản. Việc ghi nhớ những điều sau đây sẽ giúp bạn không bao giờ gặp các lỗi phổ biến khi sử dụng hàm này:

Hàm MID trong excel luôn trả về một chuỗi văn bản, ngay cả khi chuỗi con được trích xuất chỉ chứa các chữ số. Những điều này có thể rất quan trọng nếu bạn muốn dụng kết quả công thức hàm MID trong excel của mình trong các tính toán khác.

Nếu start_num lớn hơn độ dài tổng thể của văn bản gốc thì công thức hàm MID sẽ trả về một chuỗi trống (“”).
Nếu start_num nhỏ hơn 1 thì công thức hàm MID sẽ trả về lỗi #VALUE.
Nếu num_chars nhỏ hơn 0 (số âm) thì công thức hàm MID trả về lỗi #VALUE.
Nếu num_chars bằng 0, nó sẽ tạo ra một chuỗi các ô trống.
Nếu tổng của start_num và num_chars vượt quá so với tổng độ dài của chuỗi gốc, hàm MID trong excel sẽ trả về một chuỗi con bắt đầu từ start_num và cho tới ký tự cuối cùng.

III. Hàm MID trong Excel ví dụ về công thức

Khi xử lý các tác vụ thực tế trong các hàm Excel thì các bạn thường cần sử dụng hàm MID kết hợp với các hàm excel khác như ví dụ dưới đây.

1. Cách trích xuất họ và tên

Chẳng hạn tên đầy đủ nằm trong ô A2, tên và họ sẽ được phân tách bằng ký tự khoảng trắng thì bạn có thể kéo tên đầu tiên bằng công thức này: =MID(A2;1;SEARCH(” “;A2)-1)

Trong đó hàm SEARCH cũng được sử dụng để quét một chuỗi gốc cho ký tự khoảng trắng (“”) và trả về vị trí ban đầu của nó, từ đó bạn trừ đi 1 để tránh dấu cách. Sau đó sử dụng hàm MID trong excel để trả về một chuỗi con bắt đầu bằng các ký tự tiếp theo cho đến ký tự đứng trước khoảng trắng để có thể tìm được tên đầu tiên.

Công thức MID để lấy họ
Để trích xuất tên cuối cùng từ A2 hãy sử dụng công thức này: =TRIM(MID(A2;SEARCH(” “;A2);LEN(A2)))

Một lần nữa, bạn hãy sử dụng chức năng SEARCH để có thể xác định vị trí bắt đầu (một khoảng trắng). Ở trường hợp này không cần phải tính toán chính xác vị trí kết thúc. Chính vì vậy trong đối số num_chars thì bạn chỉ cần cung cấp tổng chiều dài trong chuỗi gốc được trả về bởi hàm LEN.

2. Cách nhận chuỗi con giữa 2 dấu phân cách

Chẳng hạn nếu ngoài tên và họ trong ô A2 còn chứa cả tên đệm, vậy làm thế nào để trích xuất nó? Ở mặt kỹ thuật thì nhiệm vụ tập trung vào việc tìm ra vị trí của hai khoảng trắng ở chuỗi ban đầu và bạn có thể thực hiện theo các cách dưới đây:

Đầu tiên, sử dụng hàm SEARCH để xác định vị trí trong khoảng trắng đầu tiên (“”), rồi thêm 1 vì muốn bắt đầu đối với ký tự theo sau khoảng trắng. Do vậy , bạn sẽ nhận được đối số start_num của công thức hàm MID là: SEARCH (“”;A2) +1

Tiếp theo, để nhận vị trí của ký tự khoảng trống thứ hai bằng cách sử dụng hàm SEARCH lồng nhau để hướng dẫn các hàm Excel bắt đầu tìm kiếm từ lần xuất hiện thứ hai trong ký tự khoảng trắng: SEARCH(“”;A2;SEARCH(” “;A2)+3)

Để có thể tìm ra số lượng ký tự trả về thì hãy trừ vị trí của khoảng trắng thứ nhất khỏi vị trí của khoảng trắng thứ 2, rồi trừ đi 1 từ kết quả vì bạn không muốn để có thêm khoảng trắng nào trong chuỗi con kết quả. Do vậy, bạn có đối số num_chars là: SEARCH(“”;A2;SEARCH (“”;A2) +1)-SEARCH (“”;A2)

Đối với tất cả các đối số được đặt cùng nhau ở đây có công thức hàm MID để trích xuất một chuỗi con giữa 2 ký tự khoảng trắng hoàn thiện sẽ là:
= MID (A2; SEARCH(“”;A2) +1; SEARCH(“”;A2;SEARCH (“”;A2) +3) – SEARCH (“”;A2) -1)

3. Cách buộc công thức MID trả về giá trị là số

Giống như các hàm excel trong văn bản khác, hàm MID trong Excel luôn trả về một chuỗi văn bản, ngay trong khi nó chỉ chứa các chữ số. Nhưng nếu muốn kết quả trả về là một số, chỉ cần sử dụng các hàm excel như là: hàm MID sẽ kết hợp với hàm VALUE để có thể chuyển đổi một giá trị văn bản đại diện cho một số thành một số.

Chẳng hạn: Để trích dẫn một chuỗi con 3 ký tự được bắt đầu bằng ký tự thứ 7 rồi chuyển đổi nó thành một số và sử dụng công thức này: =VALUE(MID(A2;7;3))

Như ví dụ dưới đây sẽ là kết quả trả về. Lưu ý các số trả về sẽ được căn phải ở cột B, trái ngược với các chuỗi văn bản căn lề trái ban đầu trong cột A:

Cách thực hiện tương tự cũng có tác dụng đối với các công thức phức tạp hơn. Ở ví dụ trên, ví dụ mã lỗi có độ dài thay đổi thì bạn có thể trích dẫn chúng bằng công thức MID có chuỗi con giữa 2 dấu phân cách sẽ được lồng trong hàm VALUE: =VALUE(MID(A2;SEARCH(“:”;A2)+1;SEARCH(“:”;A2;SEARCH(“:”;A2)+1)-SEARCH(“:”;A2)-1))

IV. Cách kết hợp hàm LEFT, MID, RIGHT

1. HÀM LEFT

Hàm tách ký tự từ phía bên trái cùng với số lượng ký tự lấy ra do mình tự quy định. Với cú pháp: = LEFT(text, num_chars)

Text: là đoạn văn bản cần tách ký tự
Num_chars: là số ký tự bạn muốn tách tích từ bên trái. Nếu không nhập thì sẽ tự nhận giá trị là 1

Bước 1: Điền vào ô C4 cùng với công thức: =LEFT(B4,2). Ý nghĩa của công thức trên đó là cắt 2 ký tự ở ô B4. Sau đó ấn Enter. Kết quả hiện ra chính là 2 ký tự CN đã được cắt ra trong chuỗi ký tự CNTT1.

Bước 2: Hãy điền vào D4 công thức: =VLOOKUP($C4,$G$4:$H$8,2,FALSE).

$C4 là Giá trị dùng để tìm kiếm
$G$4:$H$8 là Vùng dữ liệu tra cứu

2 là số thứ tự trong cột cần lấy giá trị trong vùng dữ liệu để tra cứu
FALSE là phạm vi tìm kiếm sẽ mang tính tuyệt đối.

Sau đó nhấn Enter. Kết quả hiện ra là Tên ngành tương ứng với Mã Ngành.

Bước 3: Tuy nhiên làm như vậy sẽ khá tốn thời gian, chúng ta hãy tiến hành kết hợp 2 hàm đó là Vlookup và hàm Left với nhau. Trong ô E4 hãy nhập công thức =VLOOKUP(LEFT(B4,2),$G$4:$H$8,2,FALSE) và nhấn Enter. Nghĩa là chúng ta hãy thay giá trị sử dụng để tìm kiếm $C4 thành LEFT(B4,2). Sau đó ấn nút Enter. Kết quả hiện ra đó là: Tên ngành tương ứng cùng với Mã Ngành.

Bước 4: Các bạn hãy kéo từ ô C4, D4, E4 xuống để các ô bên dưới sẽ tự động điền công thức và cho ra các kết quả tương ứng.

2. HÀM MID

Hàm cắt chuỗi lượng ký tự cụ thể từ một chuỗi văn bản, bắt đầu từ vị trí do bạn chỉ định, dựa vào số lượng ký tự do bạn chỉ định. Cú pháp: = MID(text, start_num, num_chars)

text: là chuỗi ký tự.
start_num: là vị trí bắt đầu cần phải cắt chuỗi ký tự.
num_chars: là số ký tự cần cắt ra trong chuỗi ký tự.

3. HÀM RIGHT :

Nếu trong hàm LEFT để tách chuỗi ký tự bên trái thì hàm RIGHT sẽ ngược lại, tách chuỗi ký tự từ bên phải trong một dãy ký tự mà người sử dụng đã lựa chọn

Cú pháp: = RIGHT(text, num_chars)
Text: đoạn văn bản cần tách ký tự
Num_chars: là số ký tự bạn muốn tách tích từ bên phải. Nếu không nhập thì sẽ tự nhận giá trị là 1