Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả dành cho Kế toán

trung tâm đào tạo kế toán tại thanh hóa

Lưu trữ hóa đơn điện tử là công việc mà các bạn kế toán phải làm, để lưu trữ khoa học và tiết kiệm chi phí, các bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!

lop dao tao ke toan tai thanh hoa Lưu trữ hóa đơn điện tử là công việc mà các bạn kế toán phải làm, để lưu trữ khoa học và tiết — trung tâm đào tạo kế toán tại thanh hóa

Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Thông tư về lưu trữ hóa đơn điện tử:

Tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau:

Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau:
Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đối với bên bán và bên mua

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, bên bán hay bên mua cần phải lưu trữ dữ liệu về hóa đơn điện tử khi giao dịch có sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể cách lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử đối với bên mua và bên bán như sau:

Đối với bên bán

Đối với bên mua

– Bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm.

– Bên bán không cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà có thể lưu ở dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

– Ngay khi tạo lập hóa đơn trên phần mềm, các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống. Để tránh trường hợp rủi ro khi lưu trữ online, nên export dữ liệu và nến lại dưới dạng .zip lưu vào trong ổ cứng.

– Sử dụng các vật như ổ cứng di động, USB, máy tính để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào (vì hóa đơn điện tử có định dạng XML).

– Bên mua cũng có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng 2 dạng là DPF và XML.

– Cần lưu ý là bản PDF chỉ là bản thể hiện nên không có giá trị pháp lý.

Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất hiện nay

Cách 1: Tạo email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Không ít kế toán sử dụng các tạo một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào khi có phát sinh mua hàng để tránh bị trôi thông tin khi sử dụng email chung của công ty. Cách này có những ưu, nhược điểm như thế nào?

Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email sau đó in giấy để lưu trữ

Hầu hết kế toán đã quen với mô hình làm việc thủ công với hóa đơn giấy khi tiếp cận với hóa đơn đầu vào điện tử sẽ chọn cách in giấy chứng từ để lưu trữ thủ công như thói quen.

Cách 3: Lưu hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive

Cách lưu trữ thủ công nhưng có thể tiết kiệm chi phí in ấn, chi phí lưu trữ đó là lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc tạo Folder trên Google Drive. Vậy cách lưu trữ này có những ưu, nhược điểm như thế nào?

Cách 4: Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel

Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.

Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý – lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Cách cuối cùng cũng là cách hiệu quả nhất đó là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Với cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Cụ thể: